Organizar un evento exitoso no es nada sencillo, ya que hay que ocuparse de muchos frentes a la vez. No hay que olvidarse de ninguno, pues de ello va a depender que sea recordado.
Promocionarlos es muy importante, ya que si no se hace correctamente, no acudirá casi nadie, pero también es muy relevante ocuparse de aspectos como la infraestructura, saber si vamos a poner carpas, si estas van a necesitar suelos de cargas duras, etc.
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Llevar a cabo colaboraciones estratégicas
Las relaciones son cruciales en el mundo del marketing, de manera que colaborar con marcas afines puede ampliar el alcance del evento. Nos podemos servir de influencers, socios o incluso de marcas como Tent Trading, que es la que nos puede proporcionar las carpas que necesitemos para el encuentro.
La idea es que, mediante las asociaciones, la cita llegue a unas audiencias que de otra manera serían imposibles de alcanzar. Eso sí, las colaboraciones deben de estar alineadas con los valores del evento. Dicho de otro modo, el público tiene que ver que hay un cierto sentido, que no se trata de colaboraciones forzadas.
Una de las herramientas más poderosas con el fin de promocionar eventos son las redes sociales. Se puede crear un hashtag único para el evento, animando a los seguidores a que lo utilicen. Además, si queremos que el alcance sea mayor, se puede comprar publicidad a un precio muy atractivo.
Diseñar una estrategia multicanal
Aunque las redes sociales son importantes, no son la única manera de llegar a la audiencia. Así, se puede producir una estrategia multicanal que emplee el correo electrónico o incluso el marketing tradicional.
Antes de ello, es relevante identificar a nuestra audiencia, pues los canales empleados dependerán del público en el que nos vamos a centrar. Por ejemplo, si nuestra audiencia es muy joven, es posible que el canal de los medios tradicionales no sea el mejor a la hora de llegar a ella.
Crear anticipación o expectación
Generar expectación es crucial, pues con ello conseguimos que nuestra audiencia tenga ganas de acudir al evento y que se las contagie a sus conocidos. Hay varias maneras de hacerlo. Se pueden usar teasers en las redes sociales, vídeos para dar a conocer los aspectos más emocionantes del programa, ofrecer adelantos de las conferencias o incluso de algunas actuaciones especiales.
No hay que olvidar la publicidad después del evento
Cuando el evento termina, las acciones de marketing no lo hacen con él. De hecho, se debe seguir trabajando durante un tiempo en el que vamos a aprovechar el impulso que se ha generado.
Podemos compartir vídeos del encuentro en los blogs y en las redes sociales, además de enviar correos de agradecimiento a aquellos que han asistido y a los colaboradores.
Siempre hay que tratar de mantener un cierto compromiso después, pues eso puede hacer que los asistentes se conviertan en fieles seguidores de la marca, facilitando que la próxima vez haya más público y sea más sencillo llegar a él.